En tråkig sak som förr eller senare drabbar de flesta företagare är fördröjda eller uteblivna betalningar från kunder. Eftersom det kan vara mycket besvärligt för den enskilde företagaren kan det vara bra att veta vad som gäller rättsligt och skattemässigt samt vilka alternativ som står till buds.

Se till att ha tydliga avtal

En bra grundförutsättning är att ha bra, tydliga avtal som reglerar vad som händer vid sen eller utebliven betalning. I avtal kan du reglera sådant som dröjsmålsränta, frysande av tjänster eller återtag. Detta kan spara mycket möda i ett läge där en kund har betalningssvårigheter.

Upprätta kontakt

Ett bra första steg är att ta kontakt med motparten för att reda ut vad som har gått fel. Ibland kan det röra sig om ett rent missförstånd eller glömska som lätt kan redas ut och i andra fall kan det röra sig om tillfälliga betalningssvårigheter. I vissa fall kan det vara god kundvård att till exempel ge anstånd med en faktura eller komma överens om en avbetalningsplan. I vissa fall kan dröjsmålet bero på att kund är missnöjd med varan eller tjänsten och genom kontakten så finns en möjlighet att eventuellt reda ut saken.

Betalningspåminnelse - det första steget

Det är kutym på svensk affärsmarknad att först skicka en påminnelse innan ytterligare åtgärd vidtas. Påminnelsen bör vara tydligt utformad så att det framgår att något har förfallit till betalning samt information om vad som kan hända om betalning ej sker. Du har också rätt att ta ut en påminnelseavgift. Är betalaren en privatperson så får du ta ut max 60 kronor. Påminnelsen bör medge skälig tid att hinna göra inbetalning.

Observera att det inte finns något lagkrav att skicka påminnelse utan det går att skicka en förfallen fordran direkt till indrivning, det är dock ovanligt att seriösa verksamheter gör på det sättet. Ofta beror en försenad betalning på ren försummelse och en alltför aggressiv indrivning riskerar att skapa missnöjda kunder.

Inkassokrav - steget innan kronofogden

Om det trots påminnelse inte går att få betalt av kund brukar nästa steg vara att skicka ett inkassokrav. Det är vanligt att man lämnar över den hanteringen till ett inkassobolag eftersom verksamheten kräver tillstånd. I detta läge får du eller inkassobolaget ta ut en avgift på 180 kronor samt dröjsmålsränta. Det är också viktigt att hålla sig till så kallad god inkassosed som är en uppsättning regler som inkassobolaget måste förhålla sig till vid indrivningen. Bland annat så innebär den att en fordran som bestrids av kund inte ska göras till föremål för ytterligare inkassoåtgärder.

Kronofogden - exekutiv myndighet

Om det fortfarande inte går att få betalt så kan du som sista utväg lämna över skulden till kronofogden. Detta är en skarp åtgärd som kan få långtgående konsekvenser för den drabbade så se till att du har på fötterna innan du gör detta. Detta moment innebär också en kostnad för dig eftersom du måste betala en ansökningsavgift till kronofogden, denna kan du i sin tur kräva av din motpart men om denne aldrig betalar t.ex. På grund av konkurs eller liknande så stannar kostnaden på dig.

När kronofogden får in ett ärende så görs först en delgivning till motparten som då har 10 dagar på sig att antingen bestrida skulden eller betala. Efter dessa 10 dagar meddelar Kronofogden sedan ett så kallat betalningsföreläggande som är ett beslut om att personen är skyldig att betala och att utmätningsåtgärder kan vidtas. Utmätning går till så att kronofogden kan ta egendom eller bankmedel i beslag för att täcka skulden. Utmätning omfattas av många regler och det kan ta lång tid att få betalt om motparten saknar medel. Om motparten bestrider fordran inom den så kallade förklaringstiden det vill säga de 10 dagarna så kommer kronofogden inte meddela utslag utan avsluta ärendet. Du kan då som sista utväg välja att få saken prövad i allmän domstol.

Domstol - sista utvägen

Om ni inte är överens och saken inte har gått att lösa trots försök så kan det bli så tråkigt att domstol blir sista utvägen. Det är viktigt att tänka sig noga för innan du tar detta steg. Om du förlorar i rätten kan du bli tvungen att ersätta motpartens rättegångskostnader vilket kan bli mycket dyrt. Även om du vinner kan det finnas en risk att motparten inte kan betala och går i konkurs och då blir du ändå stående med dina rättskostnader. Det är alltså viktigt att tänka efter noga samt söka rådgivning innan du tar ett ärende till rätten, det är inte heller för sent att söka en lösning med motparten. Kanske går det att mötas på halva vägen? Ibland kan det vara bättre än att ta den risk som en rättegång innebär.  Tänk också på att en dom även om du vinner kan överklagas i högre instanser vilket kan medföra ännu högre slutliga kostnader.

Om du i slutändan vinner i rätten så betraktas den domen som en så kallad exekutionstitel som fungerar på samma sätt som kronofogdens utslag det vill säga den kan överlämnas till kronofogden för utmätningsåtgärder.

Moms och kreditförluster

Vid en så kallad konstaterad kundförlust så har du möjlighet att återta momsen genom att minska utgående moms med samma belopp som den förlorade moms du tidigare redovisat. För att kunna göra detta måste du kunna påvisa att kund inte kan betala till exempel genom konkursbeslut, misslyckad utmätning eller liknande alternativt att du vidtagit rimliga indrivningsåtgärder exempelvis inkassoåtgärd eller liknande. Observera att en tvistig fordran inte i sig utgör en kundförlust utan det måste bero på oförmåga att betala. Minskningen av momsen vid konstaterad kundförlust ska ske med samma momssats och belopp som den förlorade momsen var på. Om du mor förmodan skulle få betalt för en konstaterad kundförlust i ett senare läge så måste momsen återföras till beskattning genom att du på nytt redovisar och betalar in momsen.