I del två av vår serie om avdrag i enskild firma ska vi fokusera lite på personalrelaterade kostnader. Många företagare vet inte vad som gäller kring avdrag kring sådant som friskvård, utbildning, konferenser etc. vilket gör att de missar att dra av eller gör felaktiga avdrag.

I detta avsnitt kommer vi in på en del kostnader som är relaterade till att ha egna anställda, det är långt ifrån alla enskilda firmor som har anställde men det förekommer då och då. Tänk på att du inom ramen för en enskild firma inte själv räknas som anställd vilket gör att vissa av dessa avdrag inte kan tillämpas på dig som person utan endast för anställda du har.

Friskvårdsavdrag gäller ej för den enskilde näringsidkaren själv

Det är tyvärr ett vanligt missförstånd att man som enskild näringsidkare får dra av kostnader för friskvård. Tyvärr stämmer inte det då näringsidkaren själv inte räknas som anställd. Har du dock anställda i din firma kan du dra av kostnaden för deras friskvård.  Undantaget gäller den som har idrottsutövning som verksamhet. I de fallen kan du dra av det mesta som är relaterat till verksamheten.

Avdrag för facklitteratur

Kostnaden för facklitteratur till exempel Tidningar, böcker, tidskrifter etc är avdragsgill så länge den anses nödvändig och relevant för verksamheten. Tyvärr är skatteverkets tillämpning på området inte särskilt generös och det måste finnas en tydlig koppling mellan verksamheten och litteraturens ämne. Inköp av allmän karaktär medges oftast ej även om den används inom verksamheten.

Avdrag som är giltigt medges med faktisk kostnad och det finns inga särskilda beloppsgränser för vad det får kosta. Eftersom skatteverket är håde med bedömningen här kan det vara bra att dubbelkolla att du verkligen får dra av kostnaden innan du gör dyrare inköp inom detta område.

Avdrag för konferenser eller kurser

Att åka på kurs eller konferens kan vara ett trevligt inslag i företagarens vardag. Som huvudregel är kostnaden avdragsgill men det gäller att se upp så att konferensen inte blir för mycket nöjesresa och för lite konferens. Enligt Skatteverkets praxis så bör en godkänd konferensresa ha ett i förväg fastslaget kursprogram som bör pågå minst 6 timmar per dag eller 30 timmar under en femdagarsvecka. Blir det för mycket av det goda så riskerar nämligen både deltagare och företag att få konferensen taxerad som förmån. Särskilt noga ska man vara om konferensresan är förlag utomlands och/eller till exklusiva resmål.
Det som är avdragsgillt för en godkänd konferensresa är dels själva kostnaden för resa och logi, kurskostnaderna i sig det vill säga eventuell kostnad för utbildare, föreläsare och liknande samt även traktamentskostnader till deltagare för ökade levnadskostnader.

Vad gäller utbildningar i allmänhet exempelvis kortare kurser så bör det finnas en tydlig koppling mellan verksamheten och utbildningen t.ex. Certifieringskurser och liknande. Längre yrkesutbildningar eller mer generella utbildningar medger sällan avdrag och kan komma att beskattas som en förmån om du har betalat utbildningen åt en anställd. Också här är det alltså viktigt att ta reda på alla skattekonsekvenser innan du går in i en dyr investering.

Representation

Representation är ett komplicerat område som ofta orsakar företagare rejält huvudbry. För jag dra av kostnaden om jag bjuder en kund på lunch eller håller en personalmiddag?

Tidigare har det funnits ett schablonavdrag för mat och dryck i samband med representation men det är avskaffat i och med de nya regler som infördes vid årsskiftet 2017. Numera får du endast göra avdrag för faktiska momskostnader på upp till 300 kr exklusive moms per deltagare eller ett schablonbelopp på 46 kr i det fall där kostnaden överstiger 300 kr. Detta gäller när alkoholhaltig dryck har serverats. I annat fall är maxavdraget 36 kr dvs vanlig matmoms på 300 kr. Observera att om måltiden har flera deltagare så får du sammanräkna hela kostnaden och dela på antalet deltagare, det spelar ingen roll vem som har ätit vad.

Avdrag för enklare förtäring är dock fortfarande avdragsgillt med schablonsumman 60 kr per deltagare. För att något ska räknas som enklare förtäring så skall det vara förtäring som ej ersätter en måltid och som ej är alkoholhaltig t.ex. kaffe, te, kakor, fikabröd, kex, snacks etc.

Andra kostnader för representation t.ex. Kostnad för underhållning eller aktiviteter är dock fortfarande avdragsgilla på samma sätt som tidigare.

För att avdrag ska godkännas så gäller i alla fall att bjudningen ska ha koppling till och vara nödvändig för verksamheten. Sammankomster av privat natur medger ej avdrag och du bör alltid upprätta en deltagarlista vid representation. Extern representation måste ingå som ett led i affärsförhandlingar och ha mycket tydlig koppling till verksamheten. Vanliga affärsluncher med befintliga kunder eller leverantörer betraktas sällan som avdragsgill extern representation utan ska bokföras som ej avdragsgill extern representation.
Intern representation däremot det vill säga när du tar med anställda på aktivitet och middag eller lunch är enklare att få avdrag för om du håller dig riktlinjerna ovan. Det måste dock fortfarande finnas koppling till verksamheten.

Avdrag för arbetskläder

I vissa fall kan du få avdrag för kostnader för arbetskläder. Detta gäller bara i de fall där kläderna kan anses utgöra skyddsutrustning och där detta är nödvändigt.
För att räknas som skyddsutrustning så ska kläderna ha egenskaper som skyddar mot t.ex. frätande ämnen eller mekaniska skador eller mot väta, värme eller kyla som beror på annat än klimatförhållanden.  Som skyddsutrustning räknas även hjälm, skyddsglasögon, hörselskydd och skor med stålhätta. En generell förutsättning är också att kläderna behövs för att kunna utföra nödvändiga arbetsuppgifter. Vanliga kläder t.ex. Kostym, slips och skor för representation eller jacka, mössa och handskar för att skydda mot regn och kyla anses vara en privat omkostnad som du inte får dra av.

Kläder med profiltryck avsedda som reklam är dock avdragsgilla om de används i marknadsföringssyfte eller som arbetsuniform av dig och din personal.  För att kläderna ska godkännas som arbetsuniform gäller att plaggen ska tillhöra och tillhandahållas av företaget, typiskt sett inte användas privat samt återlämnas när behovet har upphört.