För att hålla företagets verksamhet rullande behöver du normalt sett köpa in varor och tjänster från olika leverantörer. Vanligtvis sker betalningen för detta via faktura.

Bara för att du har fått en faktura betyder det emellertid inte att den är korrekt och att du ska betala den. Upptäcker du att det finns felaktigheter i den ska du bestrida fakturan och kravet på betalning.

I denna artikel berättar vi mer om hur du handskas med felaktiga fakturor och hur du gör för att bestrida dem.

Vad betyder det att bestrida en faktura?

Generellt sett ska du alltid göra rätt för dig och betala dina skulder i tid. Ibland händer det dock att en faktura är utställd på felaktiga grunder eller innehåller fel i beräkningen. Då har du rätt att bestrida betalningskravet och hålla in betalningen tills felet ät åtgärdat.

Att bestrida en faktura betyder att du kontaktar leverantören skriftligen och påpekar detaljerat vad du anser är fel med fakturan. I mejlet kan du även be om uppskov med betalningen tills utredningen är klar.

Kontakta leverantören direkt när du upptäcker felet för att inte missa förfallodagen. Efter förfallodagen har leverantören nämligen rätt att lägga på olika förseningsavgifter och gå vidare till inkasso eller Kronofogden.

Det räcker med att du bestrider en felaktig faktura en gång och kan bevisa detta genom ett läs-eller leveranskvitto i din mejlbox. Om du får en påminnelsefaktura ska du inte göra något eftersom du redan bestridit ursprungsfakturan.

Har du fått ett inkassokrav (som skickas ut automatiskt) ska du bestrida detta krav också, likaså om du får kravbrev från Kronofogden. Bifoga därefter bevis på att du bestridit fakturan i ditt mejl till leverantören.

OBS! Det är viktigt att du är säker på din sak och kan bevisa att fakturan faktiskt är felaktig. Gör du inte det riskerar du ännu höga kostnader och försämrad kreditvärdighet.

Bestrida en del av fakturan

Vissa fakturor innehåller flera produkter eller tjänster som du har köpt vid samma tillfälle. Det kan hända att en del av uppgifterna är korrekt medan annan information är felaktig, till exempel prisberäkningen eller kvantiteten. I sådana fall ska du betala för den delen som är korrekt och bestrida den felaktiga delen.

Så bestrider du en faktura i 5 steg

Bestridandet av en faktura kan ta olika lång tid. Oftast beror felet på den mänskliga faktorn och kan åtgärdas utan några större problem. De flesta leverantörer är intresserade av att upprätthålla sitt goda rykte och hjälper gärna till att åtgärda felet så snabbt som möjligt.

Går företaget inte med på att rätta felaktigheterna ska du följa dessa steg för att bestrida fakturan.

1. Kontakta leverantören. Så fort du upptäcker felet i fakturan ska du ta kontakt med den berörda leverantören.
2. Skicka mejl och använd läs- eller leveranskvitto. På så sätt får kan du få bevis på att mottagaren har mottagit och läst ditt mejl. Det är ett viktigt underlag om du blir tvungen att gå vidare i processen.
3. I mejlet ska du ange vilket fakturanummer bestridandet avser samt beskriva detaljerat vad du är missnöjd med samt vad du anser är de rätta uppgifterna.
4. Om felet enbart avser en del av fakturan ska du informera mottagaren om att du enbart planerar att betala den delen som är korrekt.
5. Spara all korrespondens med leverantören. Det kan behövas om du måste ta ärendet vidare.

Besök gärna Hallå Konsument för vidare läsning om hur du bestrider en faktura.

Om du får påminnelse eller inkassokrav

Det kan hända att leverantören bestämmer sig för att fortsätta driva in sin betalning och skickar en påminnelsefaktura till dig. I dessa fall behöver du dock inte göra något, under förutsättning att du redan skickat in ett bestridande.

Om du får ett inkassokrav ska du bestrida det också och bifoga din korrespondens med leverantören som skickat fakturan.

Om du får brev från Kronofogden

Ibland vänder sig betalningsmottagaren till Kronofogden för att få in sin betalning från kunden. Då kommer du att få ett betalningsföreläggande med information om hur du ska gå vidare och inom vilken tidsgräns.

Genom att först skriva under och skicka kvittot på att du fått brevet kan du sedan meddela Kronofogden via mejl om att du bestrider kravet. I samma mejl ska du bifoga all nödvändig information om dina åtgärder i ärendet från första början.

Kronofogden kommer då att ta kontakt med leverantören som kan bestämma om att Kronofogden ska driva vidare ärendet till tingsrätt. I dessa fall måste företaget betala en avgift på mellan 600 och 2 500 kronor.

Förlorar du målet kan du tvingas betala avgiften och andra rättegångskostnader. Om företaget väljer att inte gå till domstol avskriver Kronofogden ärendet.

Rättslig grund för bestridandet

För att du ska kunna bestrida en faktura ska det finnas en rättslig grund för det, det vill säga en riktig anledning. Här är några exempel på vad rättsliga grunder kan vara:

• Du inte fått det du beställt
• Priset på fakturan är inte detsamma som vid beställningen
• Antalet levererade produkter är färre än beställt
• Varorna eller tjänsterna i fakturan är inte desamma som levererats
• Fakturan är redan betald
• Beskrivningen på produkterna stämmer inte med de som levererats
• Produkten är trasig eller oanvändbar

Finns det en rättslig grund till ditt bestridande av en faktura ska du enligt lagen befrias från betalningskrav.

Summering

I ditt företagande kommer du normalt sett att betala många fakturor från leverantörer som spelar en avgörande roll för din verksamhet. Din skyldighet är att betala dem i tid, men ibland händer det att du får en faktura innehållande felaktigheter som inte motsvarar den avtalade beställningen.

I dessa situationer har du rätt att bestrida betalningskravet. Oftast rättas felen direkt och utan svårigheter, men i vissa fall blir processen utdragen och inkluderar kontakter med inkasso, Kronofogden och tingsrätt.

Kom ihåg att kontrollera den fakturan du vill bestrida ordentligt. Är du säker på din sak kan du lugnt gå vidare i processen eftersom det är upp till leverantören att bevisa att den har rätt.

Frågor och svar

Hur kan jag bestrida faktura?

Direkt du upptäcker att en faktura innehåller fel ska du kontakta leverantören. Skriv ett mejl med fakturauppgifterna och varför du anser att den är felaktig.

Vad innebär det att bestrida en faktura?

Att bestrida en faktura innebär att du anser att uppgifterna i den inte motsvarar det som var avtalat mellan dig och betalningsmottagaren.

Vad händer efter jag har bestritt en faktura?

Förhoppningsvis får du svar från leverantören om att felen är åtgärdade och ärendet avslutat. I annat fall är det viktigt att du bestrider en faktura i varje led, det vill säga att du fortsätter ärendet även om leverantören bestämmer sig om att kontakta inkasso eller Kronofogden.

Genom att samla in och bifoga all korrespondens till nästa instans kan du bevisa att du har gjort allt som du ska.